5月31日，2009中国（上海）国际乐器展览会第三次筹备工作会议在北京举行。中国乐器协会理事长王根田、秘书长齐建平、上海国际展览中心有限公司总经理方佩瑛等参加了会议。
这次会议的主要议题是审议并通过2009中国（上海）国际乐器展览会总体方案。
会议由王根田主持，上海国展中心首先汇报了2009上海乐器展各项工作的筹备进展情况：2009年我国经济形势遇到世界金融危机所带来的巨大影响，作为以乐器进出口贸易为主的上海乐器展受到了严峻的考验，对此，上海乐器展在各主办方的领导下，从年初开始就采取沉着冷静，积极应对的态度，及时研究制定了符合实际形势的政策和措施，取得了明显效果。截止5月22日，已有800多家中外企业报名参展，其中中方参展商为732家，国际参展商共有来自20多个国家和地区，8个国家展团，近130家参展商报名参展。2009中国（上海）国际乐器展将继续在位于浦东新区的上海新国际博览中心E馆举行，展览面积仍保持在6.5万平方米左右。
目前，上海乐器展各项筹展工作基本上仍按原计划进行，招展形势要比预期的好，尤其是民乐和提琴更好于上年，管乐和打击乐保持稳定，钢琴要比原来估计的好些，去年参展的钢琴企业除少数以外基本如约参展。电子电声乐器目前的招展形势不如上年。从总体形势来看，2009上海乐器展的参展商保持稳定，没有受国际金融危机影响而出现大的滑坡，达到了预期设想。
会议在肯定和总结了2009上海乐器展第一阶段的工作后，认真研究和讨论了2009年展会的观众组织、主题活动、展商服务、现场工作各项计划。
会议决定，2009上海乐器展各主办方一定要以最大信心，最大努力，继续办好一届成功的展会，以提振乐器行业战胜金融危机的勇气和信心，以上海乐器展最好的形象和业绩向建国六十周年献礼。为此，展会得在观众组织方面加大对校园、琴行、文艺演出机构、文化娱乐场所、音乐教育机构等单位的推广工作，特别是加大对国内外专业买家的推广，努力使每一位参展商都能够得到较为满意的订单和展会服务。二是各项主题活动要充分体现内容和质量，对观众和参展商要有实实在在的指导作用，初步安排有NAMM大学课程，第二届琴行论坛、民族乐器论坛、管乐培训、新产品科技成果展示、数字音乐论坛、现场演奏等多项内容。三是努力作好对展商的各项服务工作，包括加大与展商的信息沟通、提供对展商的后续服务、交通车辆及宾馆安排。四是对展会现场的管理，在音量控制、知识产权服务、班车安排，餐饮服务等方面要做更细的工作。
会议结束前，王根田说，目前我国经济形势出现转机，油价、股市在上升，表明政府所采取的克服金融危机的各项政策正在产生效果，特别是正在举行的北京乐器展所聚集的人气，反映出乐器市场仍将保持着稳定发展的势头，这对于整个乐器行业来说都是一个利好消息，现在距离十月份的上海乐器展还有四个月的时间，今年的上海乐器展与往年有所不同，今年上海乐器展能否办好，关系到我们乐器行业是否具有抵御世界金融危机的能力，党和国家所出台的一系列拉动内需的政策是否见到效果，乐器行业作为文化产业是否能在金融危机形势下“逆势上扬”，特别是和国庆六十周年各项活动紧紧联系在一起。因此，我们必须也一定能够办好2009上海乐器展。我们有办好上海乐器展的必胜信心，但是在各项准备工作中，我们一定把所有困难想在前面，工作做在前面，防患于未然。展会主办方各项组织筹备工作要尽快进入临战状态，所有工作人员要到位，按计划实施各项活动计划，保证各项计划的落实。
