2004年5月30日，2004中国（上海）国际乐器展览会筹备工作小组在北京举行了第三次工作会议。参加会议的有中国乐器协会王根田理事长、秘书长齐建平、信息部主任丰元凯，上海国际展览有限公司副总经理方佩英，展览总监吴国斌等人。
这次会议总结了前一阶段展览会招展情况，并具体安排下一阶段的工作。上海国际展览有限公司汇报了截止到5月30日之前的展览会招展情况：到目前为止，共有近500个单位签约参展，其中外方有6个参展团94家企业，中方有347家参展，签约参展面积已占展览总面积的98％，今年上海国际乐器展览会的一个显著特点是国内外参展商表现了空前的参展欲望，上海国际展览公司招展办公室每天都要应接几十个电话，回答参展商的各种提问和参展要求。如果按这种踊跃参展的趋势发展下去，今年的上海国际乐器展览会可能会再次出现爆棚的现象。为此，招展办公室将制定相应的应急予案，以满足广大参展商和观众要求。
方佩英副总经理在会议上表示，我们一定要把上海国际乐器展览会办成一个在国际上有较高知名度的名牌展览，一定要把社会效益放在第一位，要千方百计地作好各项准备工作，以最好的硬件和软件环境为参展商和观众作好精心的服务工作。
王根田理事长在会议结束时，对展览会的各项准备工作提出了具体要求，他说，现在距离十月份展览会开幕，还有四个月的时间，时间已经不多了，要对各项活动计划和工作内容作过细的工作，保证各项活动计划和工作内容落到实处。
